一鍵找回所有文件！Onyx 幫你告別「找檔」煩惱，用 AI 商業寫作提升效率

整合 Notion 與開源知識檢索，讓 AI 寫作流程再升級

本文為【AI 商業寫作：精準寫作 x 智慧流程】分享會的示範文案，Onyx 則是我們近期納入寫作環境的建議服務方案。

關於寫作系統的詳細概念，請參考文末的【分享會】資訊說明。

小雅是一位經驗豐富的行銷顧問，同時經營著自己的小型行銷工作室。身為 Notion 重度使用者，她把所有企劃案、會議記錄、靈感筆記通通都整理在 Notion 裡。每天早晨，小雅打開電腦準備開始工作，眼前是滿滿的文件列表——企劃提案、市場分析、客戶報告……檔案量正以驚人的速度增長。

近來，為了提高內容產出效率，小雅開始嘗試利用 AI 工具（例如 ChatGPT）來撰寫企劃和行銷文案。AI 讓她的寫作速度大幅提升，原本要好幾天才完成的企劃現在一個早上就能寫出。然而，高產能也帶來新的煩惱：文件量爆炸。每完成一版 AI 生成的草稿，她習慣性地將其存入 Notion 以便日後參考。幾個月下來，Notion 資料庫裡堆滿各種版本的文稿、點子和參考資料。面對這座數位資料山，小雅不禁感到焦慮——資訊過載正在成為她新的日常。

這天上午，小雅準備與一位老客戶討論新的行銷企劃。會議前，她想溫習一下去年為該客戶做過的提案重點。她記得自己曾在 Notion 裡寫過一份詳盡的提案，內含關鍵數據和創意點子，對今天的討論肯定有幫助。於是，她打開 Notion，在搜尋欄輸入客戶名稱和「提案」關鍵字。

問題深化：搜尋的瓶頸

出乎意料的是，Notion 的搜尋結果跳出一長串項目——除了去年的提案，還夾雜了許多其他包含相似關鍵字的筆記。她嘗試使用更精確的詞彙縮小範圍，但最後仍不得不點開多個結果才能找到正確的文件。

眼看會議臨近，小雅還在茫茫「資料海」中摸索。她感到一絲挫折：Notion 內建的搜尋功能無法滿足她的需求。儘管 Notion 是極佳的筆記和資料庫工具，但面對成百上千的頁面，即使有關鍵字也難以快速找到最相關的內容。

編案：您或許會想，為何不直接使用 Notion AI？的確，我們提出的 Onyx 方案，同時也是我們嘗試協同 Make 來打造替代 Notion AI 的整體服務環境之一。

除了搜尋效率低下，AI 寫作帶來的高產能也成為新的困擾。自從引入 AI 工具後，她的內容產出翻倍，但資料庫中也多了更多版本的草稿和相似內容。她常常在寫完新文案幾週後，反而忘了檔案存在哪裡，甚至忘了自己寫過哪些內容。更糟的是，團隊成員需要延續之前的企劃時也無從下手，只好來請教她這位「活資料庫」。結果，AI 節省下的時間，又被搜尋與整理資料所耗掉。

此外，小雅心中還有個隱憂：資料安全性。AI 工具雖然方便，但有些需要上傳資料到雲端服務，讓她擔心商業機密可能會外流。尤其她掌握著許多客戶的機密資料，用 AI 時稍有不慎便可能洩露，後果不堪設想。因此，她一直希望能有一種在保護資料隱私的前提下，提升知識檢索與管理效率的方法。

Onyx 作為解決方案：知識檢索新助理

正當煩惱堆積之時，轉機出現了。某日，她偶然聽到同行提及一款開源的知識檢索與問答系統——Onyx。據說 Onyx 可以自行部署在自己的伺服器或本機，適合中小企業或個人工作室使用；更棒的是，它能連結 Notion 等資料來源，快速建立企業級的文件搜尋機制。分享者形容，只要用自然語言向 Onyx 提問，系統就會從知識庫（例如 Notion 頁面）中找到答案，彷彿身旁多了一位隨叫隨到的研究助理。

小雅聽到這裡，眼前一亮。這正中她的痛點：開源、自主部署意味資料掌握在自己手中，不必擔心隱私外洩；支援 Notion 則代表多年累積的內容無須遷移就能充分利用。自然語言檢索更令她期待——用說話方式搜尋即可免去反覆試字詞的麻煩。

更吸引她的是 Onyx 採用了檢索增強生成（RAG）技術，能將搜尋到的內容結合 AI 模型來分析並直接回答問題。換言之，如果她問一個問題，Onyx 不僅會找出相關文件片段，還會用 AI 將資訊綜合後以答案形式呈現。這聽起來幾乎就是她夢寐以求的工具：安全又聰明的知識管理助手。

當晚，小雅興奮難耐地下載了 Onyx 的開源程式碼，按照指南在自己的筆電上完成部署。很快地，系統就架設完成。接著，她將 Notion 工作空間裡的資料匯入 Onyx。看著進度條讀取著數千頁文件，小雅滿心期待——混亂的日子或許很快就要結束了。

Onyx 上線：知識檢索的威力初體驗

隔天一早，小雅迫不及待展開 Onyx 的第一次「實戰」。打開 Onyx 介面，只見介面上一個簡潔的搜尋欄和一行親切的歡迎語，那一刻，小雅彷彿真的在和一位貼心助理對話。

想到昨天找檔的波折，她決定重現場景來測試 Onyx 的威力。小雅在搜尋欄輸入了一句自然語言詢問：「去年第四季那份行銷提案的關鍵指標是什麼？」，然後按下搜尋。

幾乎瞬間，Onyx 就給出了結果。它列出了相關的 Notion 頁面，最上方正是2023_Q4_行銷提案。點開頁面後，Onyx 直接跳到「關鍵指標」所在的段落，並高亮出其中的數據，例如轉化率提升15%、社群互動提高40%等。小雅又驚又喜——過去要花十幾分鐘才能找到的資訊，如今幾秒鐘就精準地呈現在眼前。

接著，她試著請 Onyx 幫忙總結這份提案的主要建議。不到幾秒，系統便回覆了一段精煉的摘要，列出該提案的三項重點建議。小雅心中一陣激動——Onyx 不僅能找到資料，連重點提煉都替她做好了！

她彷彿看到未來自己寫企劃時將輕鬆自如——長久困擾她的知識檢索難題就在此刻迎刃而解。

工作流程的革新：AI 寫作如虎添翼

有了 Onyx 加入工作流程，小雅的AI 商業寫作流程出現了質的轉變。過去她利用 AI 產生初稿後，必須花許多時間從各處資料中提取數據和案例來充實內容；現在只要把問題丟給 Onyx，就能立即取得相關資訊，甚至連要點整理都準備妥當。AI 高速生成的內容與 Onyx 精準檢索的知識形成完美互補：一個負責大量生產文字，另一個提供精準的知識素材。

團隊協作也因 Onyx 更加順暢。以往她的助理們為了尋找某份報告或提案細節經常耗費大量時間，甚至不知道該問誰；現在只需在 Onyx 提問，就能立刻找到所需文件和重點摘要。新進同事透過 Onyx 快速熟悉公司過往專案，減少了重複尋找資料和請教前輩的時間。

曾經讓她頭疼的重複創作問題也迎刃而解。Onyx 可以搜尋語意相關的內容，當她撰寫新企劃時，若有些想法過去提案已寫過，系統會適時提供相關內容參考。她不再需要重複發明輪子——先前寫過的內容現在得以重複利用和優化，而不會被塵封遺忘。Notion 中沉睡的大量知識被 Onyx 喚醒並持續發揮價值，她的知識管理進入了良性循環。

更令人安心的是，私有部署的特性讓團隊使用 Onyx 時更加放心。資料僅存放於公司內部伺服器，所有問答搜尋均在內網完成。小雅不再擔心資料外洩；即使是敏感的客戶簡報或機密文件，也能放心交給 Onyx 索引分析。有了這道安全防線，團隊更願意全面使用 Onyx 管理知識，加速工作流程。

其實，不同領域、不同角色的使用者也同樣受益於 Onyx，例如：

中小企業的知識庫： 許多中小企業面臨內部文件分散、知識難以傳承的痛點。引入 Onyx 作為內部搜尋引擎後，企劃書、技術文件、客戶記錄等都由系統統一索引管理。員工無需再翻遍資料夾或依賴前輩口授，只要在 Onyx 提問，就能快速找到前人留下的經驗與檔案。由於採取私有部署，敏感資訊不出公司，企業在提升效率的同時也保障了資料安全與智慧財產。

Notion 重度用戶的秘密武器： 不少個人將 Notion 視為自己的「第二大腦」，多年累積了上千頁內容，但資訊量過大時再強的記憶力也會遺漏。將 Notion 知識庫接入 Onyx 後，他們可以用對話的方式搜尋筆記，彷彿替知識庫裝上智慧引擎。無需記得頁面標題或分類，只要問一句「我是否記錄過某主題？」相關筆記就會立即呈現。對創作者而言可避免重複以往的題材，對研究者而言能迅速定位需要的資料來源。有了 Onyx，再多的筆記也能隨取隨用，讓這座「第二大腦」的價值發揮到極致。

回顧這段從混亂到掌控的歷程，小雅深有感觸。曾經她為資訊過載和知識遺失苦惱不已；如今在 Onyx 協助下，海量文件變得井然有序，AI 寫作流程順暢高效。像小雅這樣面臨效率與混亂矛盾的專業人士不在少數，所幸 Onyx 的出現正好提供了解決之道——將 AI 帶來的高產出真正轉化為有價值的知識沉澱。

Onyx 正好滿足了這樣的需求——開源自主可控、深度整合知識庫、強大的自然語言搜尋與問答，再加上私有部署保障安全，讓 AI 帶來的生產力真正落地成為知識資產，而非混亂的資料洪流。如果你也希望讓 AI 產出的內容發揮最大效益，不妨考慮為自己和團隊引入 Onyx 這樣的知識檢索利器。

為了幫助更多專業人士掌握這股趨勢，小雅決定在即將舉辦的AI 商業寫作流程優化分享會上擔任講者，詳細介紹如何運用 Onyx 等工具優化寫作與知識管理。如果你對優化 AI 寫作流程、強化團隊知識管理也感興趣，邀請你參加這場分享會（點此報名）。讓我們一起擁抱 AI 商業寫作的新未來，把文件洪流化為靈感與競爭優勢！

編案：此次分享會主題並未包含 Onyx 工具介紹，此文案主要目的為展示精準寫作 撰寫系統的文案撰寫能力，故沒有特別調整此處內容，請知悉。